Raktárkezelő és készletkezelő program: mikor elég a dobozos, mikor kell egyedi?

Sok cégnél a készlet a lehető legrosszabb pillanatban okoz gondot: a visszaigazolás már elment a vevőnek, és csak utána derül ki, hogy a polcon kevesebb van, mint amennyi a táblázatban szerepel. Ilyenkor merül fel, hogy kellene egy raktárkezelő program vagy készletkezelő program. A választék nagy: vannak dobozos és online programok, számlázóba épített készletnyilvántartások, és vannak egyedi fejlesztésű rendszerek is. Ebben a cikkben végigveszem, mit tudjon egy jó program, mikor elég egy kész megoldás, és mikor éri meg egyedit építtetni.

Készletkezelő program vagy raktárkezelő program: mi a különbség?

A két kifejezést sokan felváltva használják, pedig nem pontosan ugyanazt jelentik.

• Készletkezelő program: azt mutatja meg, mennyi van az egyes termékekből, mennyit ér a készlet, mennyi van már lefoglalva egy rendelésre, és mikor kell újra rendelni. Röviden: miből mennyi van.
• Raktárkezelő program: ezen felül azt is követi, hol van az áru: melyik raktárban, melyik soron és polcon, ki vette ki, és hová került. Röviden: mi hol van.

Egy kereskedő cégnek, amelynek egy raktára van, gyakran elég a jó készletkezelés. Ha viszont több telephelyed van, sok a tétel, vagy sok időt visz el, mire a raktáros összeszedi a polcokról egy rendelés tételeit, akkor már az is számít, hogy a program pontosan tudja, melyik polcon mi van.

A készlet a cég többi folyamatához is kapcsolódik: a rendelésekhez, a beszerzéshez, a gyártáshoz és a számlázáshoz. Ha mindezt egy közös rendszerben szeretnéd látni, az már egy vállalatirányítási rendszer, amelyről külön útmutatót írtunk. Sok cégnél azonban a készlet rendbetétele a jó első lépés, és ehhez nem kell rögtön mindent lecserélni.

Mit tudjon egy jó raktárkezelő program?

A pontos lista cégenként más, de ezek az alapok szinte mindenhol kellenek:

• Egy közös terméklista: minden termék egyszer szerepel, egyértelmű névvel, cikkszámmal és mértékegységgel. Ha valamit tekercsben veszel, de méterben adsz ki, a programnak ezt is át kell tudnia számolni.
• Bevételezés és kiadás: minden be- és kivét rögzítve van dátummal és a rögzítő nevével, így utólag is kiderül, mi történt.
• Foglalás rendelésre: látszik, mennyi van szabadon, és mennyit tettél már félre egy vevőnek vagy egy gyártási munkához.
• Figyelmeztetés alacsony készletnél: a program szól, ha valamiből a beállított szint alá csökken a készlet, még mielőtt elfogyna.
• Leltár: a program összeveti a nyilvántartott és a polcon megszámolt mennyiséget, és az eltérés oka is rögzíthető.
• Több raktár és telephely: áruátadás a raktárak között, és egy összesítés, amelyen az összes raktár együtt látszik.
• Lejárati idő és szállítmányok követése: élelmiszernél, vegyi anyagnál vagy alkatrésznél kiderül, melyik szállítmányból mi került kihez, és mi jár le hamarosan.
• Jogosultságok: a raktáros a mozgásokat rögzíti, a beszerző a rendeléseket látja, a beszerzési árakat és a készlet értékét pedig csak az, akinek kell.
• Vezetői kimutatások: a készlet értéke, a régóta álló tételek és a hiányok listája, mindig friss adatokból, nem kézzel összerakva.
• Kapcsolat a többi programmal: a számlázóval, a webshoppal vagy a könyveléssel, hogy semmit ne kelljen kétszer beírni.

Vonalkódos raktárkezelő program: mikor éri meg?

A készleteltérések gyakori oka az elírás és az elmaradt rögzítés: valaki rossz cikkszámot ír be, vagy elfelejti felvezetni a kiadást. A vonalkódos raktárkezelő program ezen segít: a dolgozó beolvassa a termék vagy a polc kódját, és a program pontosan tudja, miről van szó.

Ehhez ma már nem feltétlenül kell drága raktári eszköz. A vonalkódot vagy a QR-kódot egy átlagos okostelefon kamerája is be tudja olvasni, a programot pedig böngészőben vagy egy egyszerű telefonos alkalmazásban lehet használni. Nagy forgalomnál, poros vagy hideg környezetben viszont érdemes strapabíró kézi vonalkódolvasót venni.

Akkor éri meg, ha naponta sok tétel mozog, ha sok a hasonló nevű termék (például méretben vagy színben eltérő változatok), vagy ha többen rögzítenek. Ha havonta csak néhány tétel jön be és megy ki, a vonalkód kényelmes, de nem ez fogja megoldani a gondjaidat.

Online raktárkezelő program: mit jelent, és mire figyelj?

Az online raktárkezelő program a böngészőben fut, az adatok pedig egy távoli szerveren vannak, nem egy irodai gépen. Előnye, hogy az irodában, a raktárban és útközben is mindenki ugyanazt az adatot látja, és nem kell minden gépre programot telepíteni.

Mielőtt döntesz, érdemes ezeket megkérdezni a szállítótól:

• Hol vannak az adataid, és ki fér hozzájuk? Kérdezd meg, melyik országban van a szerver, és hogyan, milyen gyakran mentik az adatokat.
• Mi történik, ha akadozik az internet? Raktárban és csarnokban gyakran gyenge a térerő, ezért nézd meg, hogyan működik a program ilyenkor.
• Mi lesz az adataiddal, ha később másik programra váltanál? Le tudod-e tölteni a teljes terméklistát és a korábbi mozgásokat olyan formában, amelyet egy másik program is be tud olvasni?
• Hogyan változik a díj, ha nő a céged? Sok online programnál a havi díj a felhasználók vagy a raktárak számával együtt nő. Számold ki, mennyit fizetnél két-három év múlva több munkatárssal vagy több raktárral.

Egy egyedi rendszer is lehet online. Mi böngészőben futó rendszereket építünk, amelyeket telefonról és tabletről is lehet használni.

Ha ma Excelben vezeted a készletet

Sok cég Excel-táblázatban kezdi a készlet vezetését, és ezzel nincs is baj. Ez addig működik, amíg kevés a tétel, és kevesen írnak bele. Aztán megjelennek a jól ismert tünetek:

• a táblázat szerint van, a polcon nincs;
• a fájlnak több példánya kering, és senki nem biztos benne, melyik a friss;
• egyetlen ember tudja, hogyan kell helyesen vezetni, és ha szabadságon van, megáll a nyilvántartás;
• az értékesítő nem látja a valós készletet, ezért csak utánanézés és visszahívás után tud határidőt mondani a vevőnek;
• a leltár napokig tart, és az eltérések okát utólag már senki nem tudja kideríteni.

Az Excel-táblázatból vezetett készlet ugyanazokkal a gondokkal jár, mint a táblázatból készülő árajánlat. Ezekről, és arról, hogy mit ad helyettük egy saját céges rendszer, az Excel kiváltásáról szóló cikkünkben írtunk részletesen.

Mikor elég a dobozos készletkezelő program?

Őszintén megmondjuk: sok cégnek elég. Ha ezek igazak rád, valószínűleg nincs szükséged egyedi fejlesztésre:

• főleg kereskedsz, és a termékeket ugyanabban a formában adod el, ahogy beszerezted;
• egy raktárad van, és a termékeidet darabra vagy más egyszerű mértékegységben számolod;
• nincs különleges szabály a készlet körül, például nem kell lejáratot, gyártási tételt vagy a vevő anyagát külön kezelni;
• a számlázód vagy a webshopod készletnyilvántartása már most is lefedi a teendők nagy részét.

Ilyenkor egy kész programmal hamar el lehet indulni, és ha havidíjas, a kezdeti költség is alacsony. Nincs értelme újra feltalálni a kereket, és ezt az ingyenes előzetes konzultáción mi is megmondjuk.

Hogyan találod meg a legjobb raktárkezelő programot?

Ha rákeresel a legjobb raktárkezelő programra, általában összehasonlító listákat találsz, de egy lista nem ismeri a te cégedet. Ezek a lépések többet segítenek:

1. Írd le, hogyan működik most a raktár. Hogyan érkezik az áru, hol tárolod, hogyan megy ki, és hol szokott elakadni a munka.
2. Gyűjts össze három valós esetet, amelyek ma gondot okoznak, például egy részszállítást, egy visszárut vagy egy leltáreltérést.
3. Kérj bemutatót a saját adataiddal. Nézd meg, hogyan kezeli a program ezt a három esetet, ne csak azt, amikor minden simán megy.
4. Kérdezd meg a raktárosokat. Ők fogják minden nap használni, és ők tudják, mi lassítja a munkát.
5. Számold ki a teljes költséget több évre előre, a bevezetéssel, az adatok átvitelével és a betanítással együtt.

Mikor kell egyedi raktárkezelő program?

Egy dobozos program egy átlagos céget képzel el. A gond ott kezdődik, ahol a te készleted nem átlagos. Gyártó és bérgyártó cégeknél ez szinte mindig így van. Néhány jellemző helyzet:

• Gyártás anyaglista alapján: amikor elkészül egy termék, a felhasznált alapanyagokat és alkatrészeket a termék anyaglistája (darabjegyzéke) alapján kell levonni a készletből, és a félkész termékeket is követni kell.
• Bérgyártás: a vevőtől kapott anyagot külön kell nyilvántartani a saját készletedtől, és el kell tudni számolni vele, mennyit használtál fel belőle.
• Méretre vágás és maradék: a fémiparban, az építőanyagoknál vagy a nyomdában a lemez, a rúd, a tekercs vagy a papír nem darabra fogy. A maradék később még felhasználható, és ezt is nyilván kell tartani.
• Egy termék, több mértékegység: raklapon érkezik, zsákban tárolod, kilóra adod el.
• Lejárat és visszakereshetőség: az élelmiszeriparban tudni kell, melyik alapanyag-szállítmányból melyik termék készült, és a korábban beérkezett tételt kell előbb kiadni.
• Más cég áruja a raktáradban: szállítmányozásnál és logisztikánál ügyfelenként kell látni a készletet, és a tárolási díjat is ez alapján kell kiszámlázni.
• Saját szabályok: például vezetői jóváhagyás nagy értékű kiadás előtt, egy előre megadott sorrend arra, hogy melyik vevő rendelése kapja meg elsőként az árut, vagy egy kimutatás, amelyet a vezetésnek évek óta kézzel raknak össze.

Ilyenkor két út van. Vagy egy kész programot alakíttatsz át, ami gyakran drága, és minden frissítésnél újra gondot okozhat. Vagy egy egyedi készletkezelő program készül, amely pontosan úgy működik, ahogy a céged. Az egyedi fejlesztés menetéről, idejéről és áráról külön útmutatót írtunk.

Nem kell mindent egyszerre lecserélni. Gyakori megoldás, hogy a számlázás és a könyvelés marad a meglévő programban, az egyedi rendszer pedig mellette kezeli a készletet és a raktári mozgásokat. És hogy általában mikor éri meg az egyedi fejlesztésű szoftver egy kész csomag helyett? Röviden: akkor, ha a működésed eltér az átlagostól, és ezt egy kész program csak drága átalakítással tudná követni.

Hogyan jutsz el a táblázattól a működő készletkezelő programig?

Nálunk egy egyedi raktárkezelő program így készül:

1. Ingyenes előzetes konzultáció

Egyórás online beszélgetés. Megmutatod, hogyan mozog az áru és az anyag, hol és hogyan vezetik ma nálad a készletet, és hol szokott eltérés lenni. Ha kiderül, hogy egy kész program is elég, azt is megmondjuk.

2. Rendszertervezés élő prototípussal

A tervezés a rendszer méretétől függően jellemzően 1–4 hét, és a díját előre rögzítjük. Végigmegyünk a táblázataidon és a raktári folyamataidon, majd elkészítünk egy kattintható prototípust, vagyis a rendszer kipróbálható mintáját a böngészőben. Élő prototípus: még a fejlesztés előtt működés közben látod a teljes rendszeredet, és ebben a szakaszban gyorsan, lépésről lépésre tudsz rajta változtatni. Ha a tervezés után velünk folytatod, a rendszertervezés díját jóváírjuk a fejlesztés árában.

3. Fix árajánlat a fejlesztésre

A felmérés után fix árajánlatot adunk: a jóváhagyott prototípus alapján tételesen leírjuk, mit kapsz és mennyiért, és ebben minden benne van, amit a tervezés során rögzítettünk. Az ütemezésben is ekkor állapodunk meg.

4. Fejlesztés heti beszámolóval

Minden projektet egy vezető fejlesztő visz végig, egy komplett AI-csapat támogatásával. A rendszer minden részéhez automatikus ellenőrzések (tesztek) készülnek, és ezek minden új verzió kiadása előtt lefutnak. Így egy későbbi javítás vagy bővítés után is ellenőrizhető, hogy minden, ami korábban működött, továbbra is rendben van. A fejlesztés alatt hetente kapsz beszámolót, közben pedig betöltjük a meglévő terméklistát és készletadatokat.

5. Átállás leltárral

A kezdő készletet érdemes leltárral felvenni, hogy pontos számokkal indulj. Néhány hétig hasznos a régi és az új nyilvántartást párhuzamosan vezetni, és összevetni a kettőt. Ha egyeznek, a csapat végleg átáll az új rendszerre. A forráskód és a dokumentáció a tiéd.

Hogy a készleten kívül milyen céges rendszereket építünk még, azt a főoldal Szolgáltatások részén nézheted meg.

Röviden

Ha egyszerű a készleted, válassz egy jó kész programot, és próbáld ki a saját adataiddal, mielőtt szerződést kötsz. Ha viszont a készlet körül saját szabályaid vannak, és ma táblázatokkal és kézi javításokkal pótolod, amit a program nem tud, érdemes megnézni, mibe kerülne egy olyan rendszer, amely pontosan úgy működik, ahogy a céged.