Kész ERP vagy egyedi fejlesztés? Döntési segédlet kkv-knak

Amikor egy cégnél a rendelések, a készlet és a számlák már több táblázatban és programban vannak szétszórva, előbb-utóbb felmerül, hogy egy közös rendszerre van szükség. Az első kérdés gyakran az, hogy vállalatirányítási rendszer vagy ERP kell-e, pedig a valódi döntés más: kész ERP rendszert veszel, egy kész rendszert átalakíttatsz a céged igényeire, vagy egyedi fejlesztésű szoftvert építtetsz. Ebben a cikkben végigveszem a három utat, megmutatom, mikor melyik éri meg, és milyen kérdéseket érdemes feltenni, mielőtt döntesz.

Vállalatirányítási rendszer vagy ERP: tényleg más a kettő?

Röviden: nem. Az ERP az angol Enterprise Resource Planning rövidítése, a vállalatirányítási rendszer pedig ennek a magyar neve. Mindkettő olyan programot jelent, amelyben a cég napi működésének minden fontos adata egy helyen van: a rendelések, a készlet, a beszerzés, a számlák és a vezetői kimutatások. Hogy mit tud egy integrált vállalatirányítási rendszer, milyen részekből áll, és mik az előnyei és a hátrányai, arról külön útmutatót írtunk.

Ez a cikk arról szól, ami ezután jön: honnan szerezd be a rendszert. Három út van.

A három út: dobozos ERP, testreszabott ERP, egyedi fejlesztés

Dobozos ERP

Kész program, amelyet sok cég számára készítettek, és nagyjából úgy használod, ahogy megveszed. Általában havi vagy éves díjat fizetsz érte, jellemzően felhasználónként, a programot pedig a szállító fejleszti tovább. Hamar el lehet vele indulni, ha a céged működése nem tér el az átlagostól. Cserébe a cégednek kell igazodnia a programhoz.

Testreszabott ERP

Kész ERP rendszer, amelyet a szállító vagy egy partnercég átalakít a te cégedhez: például saját nyomtatványokat, külön jóváhagyási lépéseket, új kimutatásokat vagy olyan adatokat tesznek bele, amelyeket az alapprogram nem kezel. Kisebb átalakításnál ez jó középút. Minél többet kell rajta változtatni, annál drágább. Ráadásul amikor a szállító kiadja a program új változatát, az átalakított részeket újra át kell nézni, és sokszor javítani is kell.

Egyedi fejlesztésű szoftver

Olyan program, amelyet kifejezetten a te cégedre terveznek és építenek. Pontosan azokat a lépéseket és szabályokat követi, ahogyan a cégedben dolgoznak, és nincs benne semmi felesleges. A kész program, a forráskód és a dokumentáció a tiéd, és nem kell megvárnod, hogy egy szállító beletegye azt, amire szükséged van. Az elején viszont több munka kell hozzá: előbb fel kell mérni, hogyan működik a céged, és meg kell tervezni a rendszert.

Mikor elég a dobozos ERP?

Meglepő lehet egy fejlesztőcégtől, de sok kkv-nak elég. Ha ezek igazak rád, valószínűleg nincs szükséged egyedi fejlesztésre:

• úgy dolgozol, mint a legtöbb cég az iparágadban;
• főleg kereskedsz vagy szolgáltatást nyújtasz, és az árazásban, a gyártásban vagy a készlet kezelésében nincsenek különleges szabályaid;
• nem az adja a versenyelőnyödet, ahogyan a rendeléseket vagy a készletet kezeled;
• hajlandó vagy kicsit a programhoz igazítani a cég működését, ha cserébe hamar elindulhatsz.

Ilyenkor felesleges egyedit építtetni. Válassz egy jó kész programot, és mielőtt szerződést kötsz, próbáld ki a saját adataiddal és néhány olyan esettel, amely nálad naponta előfordul. Hogy mire figyelj a választásnál, azt a vállalatirányítási rendszer útmutatónk erről szóló részében gyűjtöttük össze.

Mikor érdemes átalakíttatni egy kész ERP-t?

Az átalakítás akkor jó választás, ha a kész program a munka nagy részét jól lefedi, és csak néhány ponton kell a cégedhez igazítani. Például kell egy saját nyomtatvány, egy plusz jóváhagyási lépés, vagy egy kimutatás, amelyet a vezetés kér.

Ezek a jelek arra utalnak, hogy az átalakítás túl nagy lesz:

• a szállító ajánlatában az átalakítás díja megközelíti vagy meghaladja a program árát;
• a munkatársaidnak a program mellett továbbra is táblázatot kell vezetniük, mert a legfontosabb dolgokat a program nem tudja kezelni;
• a szállító szerint a kért működés majd egy későbbi verzióban lesz benne, de nem tudja megmondani, mikor;
• a céged legfontosabb munkáját csak kerülőutakon lehet a programban elvégezni.

Ilyenkor a kész program átalakítása gyakran drágább, mint egy jól megtervezett egyedi rendszer, és minden új programváltozatnál újra gondot okoz.

Mikor éri meg az egyedi fejlesztésű szoftver?

Az egyedi fejlesztés akkor éri meg, ha a működésed eltér az átlagostól, és éppen ez a különbség az erősséged. Néhány jellemző helyzet:

• Saját árazás: az árajánlat sok tényezőből áll, és ezt a tudást évek alatt gyűjtötted össze. Ma egy nagy Excel-fájlban és egy-két kolléga fejében él.
• Egyedi gyártás: minden megrendelés kicsit más, ezért a gyártás menetét, az anyagigényt és a határidőt rendelésenként kell kiszámolni. Egy egyedi gyártásra szabott szoftver ezt a te szabályaid szerint számolja ki, nem úgy, ahogy egy átlagos gyártócégnél szokás.
• Különleges szabályok: például bérgyártásnál a vevőtől kapott anyagot külön kell nyilvántartani, építőipari cégnél projektenként kell követni az anyagot és a munkaórát, vagy saját szabályaid vannak arra, melyik sofőr melyik autóval melyik fuvart viszi.
• Sok program, kézi másolás: ma több programot és táblázatot használsz, és naponta órák mennek el arra, hogy valaki az adatokat egyikből a másikba átírja.
• Kinőtt régi rendszer: van egy régi programod, amelyet már senki nem tud továbbfejleszteni, de a benne lévő, évek alatt összegyűlt tudásra továbbra is szükség van.
• Függetlenség: fontos, hogy a rendszer a tiéd legyen, és ne egy szállító árai és döntései szabják meg, mit tud.

Az egyedi fejlesztés nem jelenti azt, hogy mindent le kell cserélni. Gyakori megoldás, hogy a számlázás és a könyvelés marad a meglévő programban, és egy egyedi rendszer csak azt a részt kezeli, ahol a céged eltér az átlagostól. Sok cégnél például a készlet rendbetétele a jó első lépés. Erről a raktárkezelő program választásáról szóló cikkünkben írunk.

Hogy egy egyedi fejlesztés hogyan zajlik a gyakorlatban, és mitől függ az ára, azt az egyedi szoftverfejlesztés menetéről szóló útmutatónkban írtuk le részletesen.

Mit nézz meg, mielőtt döntesz?

Nem az a kérdés, hogy általában melyik út a jobb, hanem hogy melyik illik a te cégedhez. Ezek a lépések segítenek:

1. Írd le, hogyan működik ma a céged. Hogyan jön be egy rendelés, ki mit csinál vele, és hol szokott elakadni a munka. Ebből derül ki, mit kell tudnia a rendszernek.
2. Gondold végig, miben más a céged, mint a versenytársaid. Ha ezt egy kész program is tudja kezelni, jó eséllyel elég a dobozos vagy a testreszabott út. Ha nem, érdemes egyedi megoldásban gondolkodni.
3. Gyűjts össze három valós esetet, amelyek ma gondot okoznak, és kérd meg a szállítót vagy a fejlesztőt, hogy ezeken mutassa meg, hogyan oldaná meg őket.
4. Számold ki a teljes költséget több évre előre. Kész programnál vedd bele a havi díjat, az átalakítást, a bevezetést és a betanítást, egyedi rendszernél a fejlesztés díját és a működtetés költségét. Hogy mennyibe kerül egy vállalatirányítási rendszer, és mitől függ az ára, arról külön cikket írtunk.
5. Kérdezd meg, kié lesz a rendszer és az adat. Le tudod-e tölteni az összes adatodat, ha később váltanál? Egyedi fejlesztésnél kié lesz a forráskód?
6. Kérdezd meg azokat, akik használni fogják. A raktáros, az ügyintéző és a számlázó pontosan tudja, hol fáj. Ha kimaradnak a döntésből, nehezen fogadják el az új rendszert.

Bármelyik utat választod, a bevezetés legalább annyira számít, mint maga a program: hogyan kerülnek át az adatok, hogyan tanulja meg a csapat a használatát, és mikor áll át az új rendszerre.

Hogyan dolgozunk, ha az egyedi út a jó?

Egy ingyenes előzetes konzultációval kezdünk. Ez alapján fix áron megtervezzük a rendszert, lépésről lépésre, így már az elejétől egy élő prototípuson látod, hogyan fog működni. Ezután külön ajánlatban fix árat adunk a fejlesztésre, amely mindent tartalmaz, amit a tervezés során rögzítettünk.

1. Ingyenes előzetes konzultáció

Egyórás online beszélgetés. Elmondod, hogyan működik ma a céged, milyen programokat és táblázatokat használsz, és hol fáj a legjobban. Együtt végiggondoljuk, melyik út reális: kész ERP, egy kész rendszer átalakítása vagy egyedi fejlesztés. Ha kiderül, hogy egy kész program is elég, azt is megmondjuk.

2. Felmérés és rendszertervezés élő prototípussal

A felmérés és a tervezés kis és közepes projektnél együtt jellemzően 1–4 hét, és a díját előre rögzítjük. Végigmegyünk azon, hogyan dolgozik a csapatod, és milyen táblázatokat használ, majd elkészítünk egy kattintható prototípust, vagyis a rendszer kipróbálható mintáját a böngészőben. Élő prototípus: még a fejlesztés előtt működés közben látod a teljes rendszeredet, és ebben a szakaszban lépésről lépésre tudsz rajta változtatni. Ha a tervezés után velünk folytatod, a rendszertervezés díját jóváírjuk a fejlesztés árában.

3. Fix árajánlat a fejlesztésre

A felmérés után fix árajánlatot adunk: a jóváhagyott prototípus alapján tételesen leírjuk, mit kapsz és mennyiért, és ebben minden benne van, amit a tervezés során rögzítettünk. A fejlesztés ütemezésében is ekkor állapodunk meg.

4. Fejlesztés automata tesztekkel

Iparági tapasztalatok alapján egy kis vagy közepes belső rendszerhez korábban jellemzően 3–4 fős fejlesztőcsapat kellett, és a teljes körű automata tesztelés, ami a rendszert hosszú távon stabillá és továbbfejleszthetővé teszi, ezt a költséget tovább növelte. Ma a megfelelő módszerekkel minden projektet egy vezető fejlesztő visz végig, egy komplett AI-csapat támogatásával, sok automata teszttel együtt.

A rendszer minden részéhez automatikus ellenőrzések (tesztek) készülnek, és minden új verzió kiadása előtt az összes ellenőrzés lefut, akár nálunk, akár nálad működik a rendszer. Így egy későbbi javítás vagy bővítés után is ellenőrizhető, hogy minden, ami korábban működött, továbbra is rendben van. A fejlesztés alatt hetente kapsz beszámolót.

5. Indulás, üzemeltetés és support

Mielőtt a csapatod elkezdi használni a rendszert, betöltjük a meglévő adataidat, és betanítjuk a kollégákat. Utána két külön kérdést kell eldönteni. Az egyik az üzemeltetés, vagyis hogy hol fut a rendszer: a Microsoft Azure felhőben, ahol mi üzemeltetjük, vagy a te saját szervereden. Ha mi üzemeltetjük, minden változást előbb egy külön próbarendszeren ellenőrzünk, és csak a jóváhagyásod után kerül át abba a rendszerbe, amelyet a csapatod naponta használ. A másik a support, vagyis hogy ki javítja és fejleszti tovább a rendszert. Erre külön support szerződést köthetsz velünk akkor is, ha a rendszer nálad fut. Minden rendszerhez leírást (dokumentációt) készítünk arról, hogyan épül fel, és hogyan kell lefuttatni az ellenőrzéseket, így szükség esetén más is át tudja venni. A forráskód és a dokumentáció a tiéd.

Hogy milyen céges rendszereket építünk, azt a főoldal Szolgáltatások részén nézheted meg.

Röviden

Ha a működésed olyan, mint a legtöbb cégé az iparágadban, válassz egy jó kész ERP rendszert, és próbáld ki a saját adataiddal, mielőtt szerződést kötsz. Ha csak néhány ponton tér el, egy kisebb átalakítás jó középút lehet. Ha viszont éppen az az erősséged, amit egy kész program nem tud követni, érdemes megnézni, mibe kerülne egy egyedi fejlesztésű szoftver, amely pontosan úgy működik, ahogy a céged.