Mennyibe kerül egy vállalatirányítási rendszer, és mitől függ az ára?

Egy vállalatirányítási rendszer ára nem egyetlen szám, hanem több tételből áll össze: licenc vagy fejlesztés, bevezetés, adatköltöztetés, betanítás, üzemeltetés és a későbbi módosítások. Hogy a végösszeg mekkora lesz, azt elsősorban az dönti el, hány folyamatot fed le a rendszer, hány ember dolgozik benne, és hány másik programhoz kell kapcsolódnia. Ebben a cikkben megmutatom, mik az ármeghatározó tényezők, hol szoktak a rejtett költségek megjelenni, és hogyan juthatsz olyan ajánlathoz, amelyről előre tudod, hogy nem fog menet közben megnőni.

Keresztes Zoltán vagyok, több mint 16 éve fejlesztek üzleti szoftvereket, ebből 8 évet szoftverarchitektként. Ha még az alapoknál tartasz, előbb érdemes elolvasni az átfogó útmutatónkat arról, mi az a vállalatirányítási rendszer, és milyen fajtái vannak.

Miért nem mond senki rögtön árat?

Ha több szállítónál érdeklődsz, hamar feltűnik, hogy a legtöbben nem mondanak számot az első beszélgetésen. Ez frusztráló, de jó oka van. Egy felelős árajánlathoz tudni kell, mit építünk vagy mit vezetünk be. Az egyórás ismerkedés ehhez nem elég.

Az első beszélgetésen adott vakbecslésnek két rossz kimenete lehet:

• Alulárazás: a szállító alacsony számot mond, hogy megnyerje a munkát, aztán menet közben jönnek a „plusztételek”.
• Túlárazás: a szállító biztonságból jóval többet mond, mert nem tudja, mibe vág bele, és ezt a kockázatot rád terheli.

Egyik sem jó neked. Ezért a vállalatirányítási rendszer árak összehasonlításánál nem az a fontos, ki mond kisebb számot elsőre, hanem az, hogy ki ad olyan ajánlatot, amely mögött valódi felmérés áll.

Miből áll össze egy vállalatirányítási rendszer ára?

A teljes költséget érdemes tételekre bontani, mert az első ajánlat sokszor csak az egyiket tartalmazza.

Egy ingyenes előzetes konzultációval kezdünk. Ez alapján fix áron megtervezzük a rendszert, lépésről lépésre, így már az elejétől egy élő prototípuson látod, hogyan fog működni. Ezután külön ajánlatban fix árat adunk a fejlesztésre, amely mindent tartalmaz, amit a tervezés során rögzítettünk.

1. Licenc vagy fejlesztés

Kész rendszernél ez a használati jog ára: egyszeri licencdíj vagy havi előfizetés, jellemzően felhasználónként vagy modulonként. Egyedi fejlesztésnél ez maga a fejlesztési munka, amelynek az ára a terjedelemtől és a bonyolultságtól függ.

2. Testreszabás és beállítás

Egy kész csomag ritkán működik dobozból kivéve. Be kell állítani a cikktörzset, az árlistákat, a jogosultságokat, a bizonylatokat, és gyakran a folyamatokat is hozzá kell igazítani. Ha a te működésed eltér attól, amit a csomag feltételez, a testreszabás a teljes költség jelentős részét adhatja.

3. Adatköltöztetés

A régi táblázatokból, programokból és papírokból át kell vinni az ügyfeleket, a termékeket, a készletet és az előzményeket. Ez a tétel rendszeresen alul van becsülve, mert az adatokat előtte ki is kell tisztítani: duplikált ügyfelek, eltérő megnevezések, hiányzó mezők.

4. Integrációk

Minden külső kapcsolat külön munka: számlázó, könyvelőprogram, bank, webshop, futárszolgálat, NAV Online Számla, vonalkódolvasók. Minél több programmal kell a rendszernek beszélgetnie, annál több tervezés és tesztelés kell.

5. Betanítás

A csapatnak meg kell tanulnia használni a rendszert. Ez a szállító oldalán oktatási díj, a te oldaladon pedig munkaidő, amely a betanítás alatt nem a napi feladatokra megy.

6. Üzemeltetés és tárhely

A rendszernek valahol futnia kell. Előfizetéses szolgáltatásnál ez benne van a havi díjban, saját rendszernél tárhely vagy felhőszolgáltatás díja, biztonsági mentés, frissítések és felügyelet.

7. Karbantartás és továbbfejlesztés

A céged változik, a jogszabályok változnak, és a rendszernek követnie kell őket. Ezt nem lehet megúszni, csak az a kérdés, mennyibe kerül egy módosítás, és ki végezheti el.

Mitől lesz drágább vagy olcsóbb? A fő ármeghatározó tényezők

Ha a fenti tételeket nézed, látszik, hogy ugyanazok a tényezők húzzák felfelé vagy lefelé szinte mindegyiket.

Hány folyamatot fed le a rendszer

Egy rendelés, készlet és számlázás összekötése egészen más léptékű munka, mint egy teljes rendszer gyártással, beszerzéssel, HR-rel és vezetői riportokkal. A legtöbb kkv-nál nem kell mindent az első körben megépíteni. Ha a leginkább fájó folyamattal kezdesz, kisebb az első befektetés, és hamarabb látod az eredményt.

Mennyire egyedi a működésed

Ha a folyamataid olyanok, mint az iparágad legtöbb cégéé, egy kész rendszer kevés testreszabással is működhet. Ha egyedi árazási logikád, különleges gyártási vagy ütemezési szabályaid vannak, akkor vagy drága testreszabás, vagy egyedi fejlesztés kell. Erről a döntésről külön írunk: kész ERP vagy egyedi fejlesztés.

Hány felhasználó és milyen jogosultságok

Kész rendszereknél a felhasználók száma gyakran közvetlenül szorozza a havi díjat. Egyedi rendszernél inkább az számít, hány különböző szerepkör van (raktáros, értékesítő, vezető, külső partner), és mennyire részletesen kell szabályozni, ki mit láthat és módosíthat.

Integrációk száma és minősége

Egy jól dokumentált, modern kapcsolódási felülettel rendelkező programhoz kapcsolódni egyszerűbb, mint egy régi, zárt rendszerhez. Az integrációk ára ezért nemcsak a darabszámtól, hanem attól is függ, mivel kell összekötni a rendszert.

Adatmennyiség és adatminőség

Néhány száz tiszta ügyféladat átvitele gyors. Évek óta több helyen vezetett, egymásnak ellentmondó táblázatok összefésülése viszont komoly munka.

Biztonsági és megfelelési követelmények

Ha a rendszernek auditálhatónak kell lennie, szigorú jogosultságkezelés, naplózás és adatvédelmi szabályok kellenek. Ez minden iparágban számít, de például a gyógyszeriparban vagy a pénzügyi területen különösen. Mi építettünk már szigorúan szabályozott, auditálható dokumentumkezelő rendszert magyarországi gyógyszergyárnak, és tudjuk, hogy ezt a részt nem szabad utólag hozzáragasztani, már a tervezésnél be kell építeni.

Terhelés és elérhetőség

Egy rendszer, amelyet tíz ember használ munkaidőben, más, mint egy olyan, amelyet több száz munkatárs vagy több ezer ügyfél használ egyszerre, éjjel-nappal. A nagyobb terhelésre tervezés több munkát és erősebb üzemeltetést igényel.

Mobil és terepi használat

Ha a munkatársaknak terepen, telefonról is kell rögzíteniük (szerelők, sofőrök, raktárosok), az mobilos felületet vagy alkalmazást igényel, ami szintén része a terjedelemnek.

Kész rendszer vagy egyedi fejlesztés: hogyan aránylik a költség?

Nincs egyetemes válasz arra, melyik az olcsóbb, de van egy hasznos gondolkodási keret: nem az első számlát kell összehasonlítani, hanem a teljes költséget néhány éves távon.

Kész rendszer akkor olcsóbb, ha a működésed szabványos, kevés testreszabás kell, és a felhasználók száma sem nagy. Egyedi rendszer akkor lehet hosszú távon kedvezőbb, ha a kész csomagot erősen át kellene alakítani, ha sok felhasználó miatt a havi díjak magasak lennének, vagy ha a működésed egyedisége a versenyelőnyöd.

Fontos változás, hogy az egyedi fejlesztés ma kedvezőbb árú lehet, mint néhány éve. Mi AI-támogatott munkafolyamatokkal dolgozunk: a rutin részeket, mint az ismétlődő, sablonszerű kód, a tesztvázak és a dokumentáció, az AI-eszközök veszik át, a rendszer felépítéséről, az üzleti logikáról és az adatbiztonságról viszont mindig ember dönt. Iparági tapasztalatok alapján egy kis vagy közepes belső rendszerhez korábban jellemzően 3-4 fős fejlesztőcsapat kellett, és a teljes körű automata tesztelés, ami a rendszert hosszú távon stabillá és továbbfejleszthetővé teszi, ezt a költséget tovább növelte. Ma a megfelelő módszerekkel minden projektet egy vezető fejlesztő visz végig, egy komplett AI-csapat támogatásával, a hagyományos költség töredékéért, sok automata teszttel együtt. Mivel a fejlesztői munka a költség nagy része, ez az árban is megjelenik. A pontos terjedelmet és árat az egyórás beszélgetés és a felmérés után tudjuk megmondani.

A leggyakoribb rejtett költségek

Ezek azok a tételek, amelyek az első ajánlatból gyakran kimaradnak, és később okoznak meglepetést:

• Óradíjas módosítások. Ha az ajánlat csak az alapot fedi le, minden új igény külön számla.
• Felhasználói díjak növekedése. Ha a cég nő, a havi díj vele nő.
• Adattisztítás. Ha nem szerepel az ajánlatban, valakinek a te oldaladon kell elvégeznie.
• Integrációk. Gyakran „később megoldjuk” tételként szerepelnek, aztán külön projektté válnak.
• Utólagos hibajavítás. Ha a tesztelést lerövidítették, a hibák élesben, az ügyfeleid előtt jönnek elő, és a javításuk mindig drágább, mint ha eleve jól készült volna.
• Kiszolgáltatottság. Ha a forráskód nem a tiéd, a szállító egyedül határozza meg a jövőbeli módosítások árát.

Hogyan kaphatsz olyan árat, amely nem nő menet közben?

A legjobb védekezés a rejtett költségek ellen az, ha az ajánlat egy alapos felmérésre épül, és fix áron szól. Mi így dolgozunk:

1. Ingyenes előzetes konzultáció. Egyórás, díjmentes online beszélgetés, érthetően, technikai sallang nélkül. Átbeszéljük, mire van szükséged, és hogy egyáltalán illünk-e egymáshoz.
2. Fix áras rendszertervezés élő prototípussal. Egy kis-közepes projektnél ez a rendszer méretétől és az egyeztetések számától függően 1-4 hét. A végén egy valódi megjelenésű, végigkattintható mintát kapsz a leendő rendszerről, amelyet bárkinek megmutathatsz a cégben. A felmérés díját a bemutatkozó hívás után, a projekt léptékétől függően határozzuk meg.
3. Külön, fix áras fejlesztési ajánlat. A jóváhagyott minta alapján írásban, tételesen. Nincs nyitott végű számla. Ha menet közben új igényed van, azt előre jelezzük, és csak a te jóváhagyásoddal kezdünk hozzá.

A felmérés díját jóváírjuk a projekt árába, ha a fejlesztéssel folytatjuk, így ez nem elveszett befektetés. És mivel ebben a szakaszban még nincs éles kód, bármit szabadon átalakíthatunk. Itt láthatod, mit kapsz a felmérés végén.

Kérdések, amelyeket minden szállítónak tegyél fel

Bárkitől kérsz is ajánlatot, ezek a kérdések segítenek összehasonlíthatóvá tenni az árakat:

• Fix ár vagy óradíj? Ha óradíj, mi a felső korlát?
• Benne van az adatköltöztetés, az integrációk és a betanítás?
• Mennyibe kerül egy későbbi módosítás, és ki végezheti el?
• Mi a havi üzemeltetési költség, és mi van benne?
• Kié a forráskód és az adat? Ki tudom-e vinni, ha szállítót váltok?
• Láthatom-e a rendszert, mielőtt kifizetem az egészet?

Ezeket a szempontokat a hogyan válassz rendszert kérdését körüljáró cikkünkben bővebb ellenőrzőlistává bontjuk.