Termeléstervezés Excel helyett: anyagigény-számítás és ütemezés egy rendszerben

Sok gyártócégnél a termeléstervezés egy Excel fájlban él. Az egyik lapon a vevői rendelések, a másikon a heti gyártási terv, a harmadikon a darabjegyzékek, valahol máshol a raktárkészlet, és a beszerző egy külön táblából dolgozik. Amíg kevés a termék és stabil a rendelésállomány, ez működik. Aztán jön egy sürgős rendelés, egy késő alapanyag vagy egy leálló gép, és a terv átírása fél napot visz el. Ebben a cikkben végigveszem, miből látszik, hogy a termeléstervezés és az anyagigény-számítás kinőtte az Excelt, milyen kockázatai vannak a táblázatos működésnek, és mit csinál helyette egy egyedi, belső eszköz.

A cikket elsősorban ügyvezetőknek, gyártásvezetőknek és termeléstervezőknek írom 20 és 200 fő közötti gyártócégeknél, ahol a határidők tartása és a készletben lekötött pénz közvetlenül a nyereséget befolyásolja.

Miért pont a termeléstervezésnél fáj az Excel?

A termeléstervezés egy láncolat. A vevői rendelésből gyártási igény lesz, a darabjegyzék megmondja, milyen alkatrészek és anyagok kellenek hozzá, ebből jön a bruttó anyagigény. Ebből le kell vonni a raktáron lévő és a már megrendelt mennyiséget, így kapod meg a nettó igényt, amit a beszállító átfutási idejét figyelembe véve időben meg kell rendelni. Közben a gépek és a műszakok kapacitása is korlátos. Az angol szakirodalom ezt a logikát hívja MRP-nek, magyarul anyagszükséglet-tervezésnek vagy anyagigény-számításnak.

Az Excel minden egyes lépést el tud végezni. A gond az, hogy a lépések összefüggnek, és egy változásnak végig kellene futnia a teljes láncon. Ha egy rendelés mennyisége módosul, változik az anyagigény, a beszerzési lista és a gépterhelés is. Táblázatban ezt valakinek kézzel kell végigvezetnie, és minél több a termék, a változat és a rendelés, annál nagyobb az esély, hogy valami kimarad.

7 jel, hogy a termeléstervezés kinőtte az Excelt

• A terv egy embertől függ. Ha a gyártási tervet és a hozzá tartozó táblákat egyvalaki érti igazán, a szabadsága vagy a betegsége megakasztja a gyártást.
• Az anyaghiány a gyártás közben derül ki. Ha rendszeresen előfordul, hogy egy munka azért áll, mert valami nincs a polcon, az anyagigény-számítás nem követi a valóságot.
• A készletadat nem friss. Ha a raktár egy külön táblát vezet, és a tervező csak napokkal később látja a valós készletet, a terv régi számokra épül.
• A darabjegyzékek több változatban élnek. Ha nem biztos, hogy a gyártás, a beszerzés és a kalkuláció ugyanazt a darabjegyzéket használja, abból hibás rendelés és rossz önköltség lesz.
• Egy sürgős rendelés átírja az egész hetet. Ha egy új vagy módosított rendelés után órákig tart, mire kiderül, mi csúszik és milyen anyag kell, az ügyfélnek sem tudsz gyors választ adni a határidőre.
• Nem látod a gépek és a műszakok terhelését. Ha csak a terv elkészülte után derül ki, hogy egy gép túl van terhelve, a többi napon pedig áll, a kapacitás kihasználása véletlenszerű.
• A biztonsági készlet megérzésen alapul. Ha egyes anyagokból mindig túl sok van, másokból mindig kevés, a raktárban felesleges pénz áll, miközben a hiány továbbra is megállítja a gyártást.

Ha ezek közül kettő vagy több igaz rátok, érdemes komolyan elgondolkodni azon, hogy a gyártástervezés Excel helyett egy közös rendszerbe kerüljön.

Milyen kockázatai vannak, ha maradtok a táblázatoknál?

• Leálló gyártás: egy kimaradt anyagrendelés miatt gép, ember és határidő vár egyszerre.
• Lekötött tőke: a pontatlan anyagigény miatt a biztonság kedvéért túl sok készlet áll a raktárban.
• Csúszó szállítási határidők: ha a terv nem követi a változásokat, a vevő a késésből tudja meg, hogy baj volt.
• Tudásvesztés: a tervezési logika, a szokásos átfutási idők és a beszállítói tapasztalat egy ember fejében és egy táblázatban van, nem a cégben.
• Vakfoltok a döntéseknél: ha nincs összesített adat a kapacitásról, a késésekről és a selejtről, nehéz eldönteni, hova kell új gép, műszak vagy ember.

Mit csinál helyette egy egyedi termeléstervező eszköz?

Egy egyedi termeléstervező és anyagigény-számító eszköz a ti meglévő tervezési logikátokat viszi át egy közös, böngészőben futó rendszerbe. Nem nektek kell egy kész program gondolkodásához igazodni, hanem a rendszer követi azt, ahogy ti gyártotok.

• Közös törzsadatok: cikkek, verziózott darabjegyzékek, műveleti sorrendek, gépek, műszakok és beszállítói átfutási idők egy helyen. Ha valami változik, egy helyen kell átírni.
• Automatikus anyagigény-számítás: a rendelésekből és a gyártási tervből a darabjegyzék alapján kiszámolja a bruttó igényt, levonja a készletet és a már megrendelt anyagot, és megmutatja, miből mennyi hiányzik és mikorra kell megrendelni.
• Beszerzési javaslat: a hiánylistából beszállítónként összesített rendelési javaslat készül, amit a beszerző jóváhagy vagy módosít.
• Kapacitás és ütemezés: egy nézetben látszik a gépek és a műszakok terhelése. Ha átteszel egy munkát egy másik napra, azonnal látod, mit érint.
• Visszajelzés a műhelyből: a dolgozók tableten vagy telefonon jelzik a kész darabot és a selejtet, így a terv a valós állapotból indul.
• Figyelmeztetések: a rendszer szól, ha egy anyag nem érkezik meg időben, vagy ha egy rendelés határideje veszélybe kerül.
• Kapcsolódás: ha van készletkezelő, számlázó vagy ERP rendszeretek, az eszköz adatot cserélhet velük. Ha az árajánlat és az önköltség-kalkuláció is táblázatban van, az is kerülhet ugyanide, erről az Excel kiváltása cikkünkben írtunk.

Ha a nagyobb képet is látni szeretnéd, a vállalatirányítási rendszer cikkünkben összevetjük a kész és az egyedi megoldásokat.

ERP vagy egyedi eszköz a termeléstervezéshez?

Sok ERP rendszernek van gyártási és MRP modulja, és ha sorozatgyártást végeztek kevés, stabil termékkel, egy ilyen modul jól működhet. Ezt őszintén meg is mondjuk. Bérgyártásnál, egyedi vagy kis sorozatú gyártásnál, sok termékváltozatnál vagy saját, évek alatt kialakult ütemezési szabályoknál viszont a kész modult gyakran nehéz és drága a valósághoz igazítani. Ilyenkor egy szűk, egyedi eszköz gyorsabban elkészül és jobban illeszkedik.

Nem kell mindent egyszerre lecserélni. Gyakori megoldás, hogy a könyvelés és a számlázás marad a meglévő rendszerben, az egyedi eszköz pedig mellette végzi a tervezést és az anyagigény-számítást. A költségekről a vállalatirányítási rendszer ára cikk szól részletesen.

Hogyan zajlik a termeléstervezés átvitele Excelből lépésről lépésre?

Egy ingyenes előzetes konzultációval kezdünk. Ez alapján fix áron megtervezzük a rendszert, lépésről lépésre, így már az elejétől egy élő prototípuson látod, hogyan fog működni. Ezután külön ajánlatban fix árat adunk a fejlesztésre, amely mindent tartalmaz, amit a tervezés során rögzítettünk. A teljes folyamatot a főoldalon is megtalálod.

1. Ingyenes előzetes konzultáció

Egyórás, díjmentes online beszélgetés. Megmutatod, hogyan készül ma a heti terv és az anyagrendelés, hol vannak a darabjegyzékek és a készletadatok, és mi okozza a legtöbb csúszást.

2. Fix áras rendszertervezés élő prototípussal

Kis és közepes projektnél a rendszer méretétől és az egyeztetések számától függően 1-4 hét. Végigmegyünk a táblázataidon és a tervezési szabályaitokon, majd elkészítünk egy kattintható prototípust a böngészőben. Élő prototípus: még a fejlesztés előtt működés közben látod a teljes rendszeredet, és ebben a szakaszban gyorsan, lépésről lépésre tudsz rajta változtatni. Ha a tervezés után velünk folytatod, a rendszertervezés díját jóváírjuk a fejlesztés árában.

3. Külön, fix áras fejlesztési ajánlat

A jóváhagyott prototípus alapján tételes, fix áras ajánlatot adunk. Innentől pontosan tudod, mit kapsz és mennyiért.

4. Fejlesztés: kis és közepes projektnél jellemzően 6-10 hét

Iparági tapasztalatok alapján egy kis vagy közepes belső rendszerhez korábban jellemzően 3-4 fős fejlesztőcsapat kellett, és a teljes körű automata tesztelés, ami a rendszert hosszú távon stabillá és továbbfejleszthetővé teszi, ezt a költséget tovább növelte. Ma a megfelelő módszerekkel minden projektet egy vezető fejlesztő visz végig, egy komplett AI-csapat támogatásával, a hagyományos költség töredékéért, sok automata teszttel együtt. A pontos terjedelmet és árat az egyórás beszélgetés és a felmérés után tudjuk megmondani. Kis és közepes projektnél ez jellemzően 6-10 hét fejlesztés, előtte 1-4 hét felmérés. Nagyobb projektnél az ütemezést a felmérés után adjuk meg. A fejlesztés alatt heti státuszt kapsz. Közben betöltjük a meglévő cikktörzset, darabjegyzékeket, készletet és nyitott rendeléseket.

5. Átállás és betanítás

Érdemes néhány hétig párhuzamosan futtatni a táblázatot és az új eszközt, és összevetni a kiszámolt anyagigényt és a tervet. Ha egyeznek, a csapat átáll. A forráskód és a dokumentáció a tiéd.

A folyamatot részletesen az egyedi szoftverfejlesztés cégeknek útmutatónkban írjuk le.

Milyen cégeknek éri meg?

Leginkább azoknak a 20 és 200 fő közötti gyártócégeknek, ahol sok a termék vagy a változat, gyakran változik a rendelésállomány, és az anyaghiány vagy a túl nagy készlet már érezhetően pénzbe kerül: fémmegmunkálás, gépgyártás, bérgyártás, műanyag- és faipar, élelmiszeripar, nyomdaipar. Ha gyártócéget vezetsz, nézd meg az egyedi szoftver gyártócégeknek oldalunkat is.

Ha viszont néhány stabil terméketek van, ritkán változik a terv, és a táblázat jól működik, nem kell rendszert építeni. A termeléstervezés Excel helyett akkor éri meg, amikor a táblázat már többe kerül időben, leállásban és lekötött készletben, mint amennyit megspórol.